Ιούλιος, εννιά το πρωί. Μια οικογένεια στέκεται στην πόρτα σας με τις βαλίτσες και το κινητό στο χέρι. Έχουν κράτηση, τη βλέπετε κι εσείς. Το ίδιο δωμάτιο όμως το έδωσε χθες βράδυ και η άλλη πλατφόρμα.
Αυτή είναι μια διπλοκράτηση, και δεν συμβαίνει επειδή είστε απρόσεκτος. Συμβαίνει επειδή το ίδιο δωμάτιο πουλιέται σε δύο μέρη που δεν μιλάνε μεταξύ τους.
Εδώ θα δείτε πώς γεννιέται μια διπλοκράτηση, τι σας κοστίζει στην πραγματικότητα και πώς κλείνει το θέμα οριστικά, με ένα ημερολόγιο που τα μαζεύει όλα.
Τι είναι η διπλοκράτηση
Διπλοκράτηση είναι όταν το ίδιο δωμάτιο, για τις ίδιες ημερομηνίες, υπόσχεται τη θέση του σε δύο διαφορετικούς επισκέπτες.
Στα μικρά καταλύματα το σενάριο είναι σχεδόν πάντα το ίδιο. Το δωμάτιο βρίσκεται στο Airbnb, βρίσκεται και στο Booking.com, και από πάνω έρχονται κρατήσεις με τηλέφωνο ή με μήνυμα: παλιοί πελάτες, γνωστοί, ένας συνάδελφος που στέλνει κόσμο. Τρεις πηγές, τρία χωριστά ημερολόγια.
Καμία πλατφόρμα δεν ξέρει τι έκλεισε η άλλη. Το μόνο σημείο όπου συναντιούνται είναι το μυαλό σας και το τετράδιο δίπλα στο τηλέφωνο, και μέσα στη σεζόν αυτά τα δύο δεν αντέχουν.
Γιατί συμβαίνει ακόμα και στους πιο προσεκτικούς
Τον Μάρτιο ο έλεγχος είναι εύκολος: λίγες κρατήσεις, τις θυμάστε όλες. Τον Αύγουστο αλλάζουν τα δεδομένα, και οι τυπικές αιτίες είναι τέσσερις:
Καμία τους δεν είναι αμέλεια. Είναι η ζωή ενός ανθρώπου που φιλοξενεί μόνος του.
Τι κοστίζει στα αλήθεια μια διπλοκράτηση
Το πρώτο κόστος είναι το τηλεφώνημα. Πρέπει να πείτε σε κάποιον που ετοιμάζει βαλίτσες ότι το δωμάτιο που πλήρωσε δεν υπάρχει. Είναι η πιο άβολη κουβέντα ολόκληρης της σεζόν και μένει στο στομάχι για μέρες.
Το δεύτερο είναι η κριτική. Ο επισκέπτης που έμεινε στον δρόμο δεν γράφει «μέτρια εμπειρία». Γράφει το ένα αστέρι, την ίδια μέρα, με λεπτομέρειες. Και μένει μετά μήνες στο προφίλ σας, να τη διαβάζει καθένας που σκέφτεται να κλείσει.
Το τρίτο δεν το βλέπετε αμέσως. Οι πλατφόρμες αντιμετωπίζουν την ακύρωση από τον ιδιοκτήτη ως σοβαρό θέμα και μπορεί να επιβάλουν δικές τους συνέπειες, από χρέωση ακύρωσης μέχρι χειρότερη θέση στα αποτελέσματα. Το δωμάτιο μένει άδειο και από πάνω πληρώνετε.
Η λύση δεν είναι να προσέχετε περισσότερο
Η πρώτη σκέψη κάθε ιδιοκτήτη είναι να γίνει πιο προσεκτικός: πιο τακτικός έλεγχος, καλύτερο τετράδιο, ένα αρχείο στον υπολογιστή. Αυτό βοηθάει τον Μάιο και σπάει τον Αύγουστο, γιατί ζητάει από εσάς να κάνετε χειροκίνητα μια δουλειά που δεν έχει διάλειμμα.
Η πραγματική λύση είναι να πάψουν τα ημερολόγια να είναι χωριστά. Όταν όλες οι κρατήσεις σας κάθονται σε ένα ημερολόγιο για όλα, το δωμάτιο δεν μπορεί να δοθεί δεύτερη φορά, γιατί υπάρχει ένα μόνο μέρος που ξέρει την αλήθεια.
Αυτό γίνεται με μια σύνδεση που λέγεται iCal. Είναι, με απλά λόγια, ένας σύνδεσμος που η κάθε πλατφόρμα δίνει για το δωμάτιό σας και ο οποίος λέει διαρκώς ποιες μέρες είναι πιασμένες. Δεν στέλνει ονόματα και δεν στέλνει χρήματα, μόνο τις κλεισμένες ημερομηνίες.
Σε ένα εργαλείο με κοινό ημερολόγιο, όπως το RoomLink, κολλάτε αυτόν τον σύνδεσμο μία φορά. Από εκεί και πέρα, μια κράτηση στο Airbnb κλειδώνει μόνη της τις ίδιες μέρες και στο δικό σας ημερολόγιο, χωρίς να αντιγράψετε τίποτα.
Πώς συνδέετε τα ημερολόγιά σας, βήμα προς βήμα
Η διαδικασία είναι ίδια για κάθε δωμάτιο και θέλει λίγα λεπτά:
Δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα σε μία μέρα. Ένα δωμάτιο, μία πλατφόρμα, και βλέπετε πώς πάει.
Ένα πράγμα που πρέπει να ξέρετε: ο συγχρονισμός δεν είναι ακαριαίος
Εδώ χάνουν πολλοί την εμπιστοσύνη τους στη σύνδεση, και αξίζει να το ξέρετε από την αρχή.
Οι πλατφόρμες δεν ανακοινώνουν την κράτηση τη στιγμή που γίνεται. Ανανεώνουν τα ημερολόγιά τους κάθε λίγες ώρες. Αυτό σημαίνει ότι μεταξύ της κράτησης στο Airbnb και του κλειδώματος των ημερομηνιών αλλού μεσολαβεί ένα μικρό διάστημα.
Στην πράξη ο κίνδυνος είναι μικρός, γιατί σπάνια πέφτουν δύο κρατήσεις για τις ίδιες μέρες μέσα σε λίγες ώρες. Δεν είναι όμως μηδέν, ιδίως στα τελευταία ελεύθερα δωμάτια του Δεκαπενταύγουστου. Τι κάνετε γι' αυτό:
Το ίδιο ημερολόγιο εξυπηρετεί και τα κλεισίματα: όταν μπλοκάρετε μέρες για βάψιμο ή για δική σας χρήση, τις βλέπετε πιασμένες στο κοινό ημερολόγιο και δεν τις δίνετε κατά λάθος σε τηλεφωνική κράτηση. Στις πλατφόρμες τις κλείνετε εσείς, όπως πάντα.
Αν παρ' όλα αυτά συμβεί
Πρώτα κρατάτε τον επισκέπτη που φτάνει πρώτος ή που ταξιδεύει από πιο μακριά, όχι αυτόν που πλήρωσε περισσότερα. Μετά σηκώνετε το τηλέφωνο στον άλλον, πριν το ανακαλύψει μόνος του.
Έχετε πάντα έτοιμη μια εναλλακτική: δύο καταλύματα της περιοχής που εμπιστεύεστε και έναν αριθμό να πάρετε. Ο επισκέπτης που τον οδηγήσατε ο ίδιος σε καλό δωμάτιο σπάνια γράφει το ένα αστέρι. Αυτός που έμεινε στο πεζοδρόμιο, πάντα.
Στο RoomLink όλες οι κρατήσεις σας, από όπου κι αν έρχονται, κάθονται σε ένα ημερολόγιο και μια σύγκρουση δεν περνάει απαρατήρητη. Αν θέλετε να το δείτε με τα δικά σας δωμάτια, μπορείτε να το δοκιμάσετε δωρεάν για 14 ημέρες, χωρίς κάρτα.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι το iCal με απλά λόγια;
Είναι ένας σύνδεσμος που δίνει η κάθε πλατφόρμα για το δωμάτιό σας και ο οποίος περιέχει μόνο μία πληροφορία: ποιες μέρες είναι πιασμένες. Όποιο ημερολόγιο διαβάζει αυτόν τον σύνδεσμο κλειδώνει τις ίδιες μέρες. Δεν μεταφέρει ονόματα επισκεπτών, τιμές ή πληρωμές.
Αν συνδέσω τα ημερολόγια, χάνω τον έλεγχο των κρατήσεών μου;
Όχι. Οι κρατήσεις συνεχίζουν να γίνονται εκεί που γίνονταν και οι συμφωνίες σας με τις πλατφόρμες δεν αλλάζουν σε τίποτα. Το μόνο που αλλάζει είναι ότι οι πιασμένες μέρες φαίνονται πλέον σε ένα σημείο, αντί να τις κρατάτε εσείς στο μυαλό σας.
Χρειάζομαι channel manager για να μη φάω διπλοκράτηση;
Για δύο ή τρεις πλατφόρμες και λίγα δωμάτια, η σύνδεση iCal συνήθως φτάνει και δεν έχει επιπλέον κόστος. Ο channel manager λύνει ένα μεγαλύτερο πρόβλημα, τον ταυτόχρονο έλεγχο τιμών και διαθεσιμότητας σε πολλά κανάλια, και αποκτά νόημα όταν μεγαλώσετε.
Οι τηλεφωνικές κρατήσεις μπαίνουν κι αυτές στο κοινό ημερολόγιο;
Ναι, αλλά αυτές τις γράφετε εσείς. Καμία σύνδεση δεν μπορεί να μαντέψει τη συμφωνία που κάνατε στο τηλέφωνο. Γράψτε την τη στιγμή που κλείνει, με όνομα, ημερομηνίες και δωμάτιο, και το ημερολόγιο μένει σωστό για όλους.