Ιούλιος, εννιά το πρωί. Μια οικογένεια στέκεται στην πόρτα σας με τις βαλίτσες και το κινητό στο χέρι. Έχουν κράτηση, τη βλέπετε κι εσείς. Το ίδιο δωμάτιο όμως το έδωσε χθες βράδυ και η άλλη πλατφόρμα.
Αυτή είναι μια διπλοκράτηση, και δεν συμβαίνει επειδή είστε απρόσεκτος. Συμβαίνει επειδή το ίδιο δωμάτιο πουλιέται σε δύο μέρη που δεν μιλάνε μεταξύ τους.
Εδώ θα δείτε γιατί συμβαίνουν οι διπλοκρατήσεις, πώς βοηθά ένα κοινό ημερολόγιο και τι πρέπει να ελέγχετε πριν επιβεβαιώσετε μια κράτηση. Το iCal μειώνει τη χειροκίνητη δουλειά, αλλά δεν μηδενίζει τον κίνδυνο.
Τι είναι η διπλοκράτηση
Διπλοκράτηση είναι όταν το ίδιο δωμάτιο, για τις ίδιες ημερομηνίες, υπόσχεται τη θέση του σε δύο διαφορετικούς επισκέπτες.
Στα μικρά καταλύματα το σενάριο είναι σχεδόν πάντα το ίδιο. Το δωμάτιο βρίσκεται στο Airbnb, βρίσκεται και στο Booking.com, και από πάνω έρχονται κρατήσεις με τηλέφωνο ή με μήνυμα: παλιοί πελάτες, γνωστοί, ένας συνάδελφος που στέλνει κόσμο. Τρεις πηγές, τρία χωριστά ημερολόγια.
Καμία πλατφόρμα δεν ξέρει τι έκλεισε η άλλη. Το μόνο σημείο όπου συναντιούνται είναι το μυαλό σας και το τετράδιο δίπλα στο τηλέφωνο, και μέσα στη σεζόν αυτά τα δύο δεν αντέχουν.
Γιατί συμβαίνει ακόμα και στους πιο προσεκτικούς
Τον Μάρτιο ο έλεγχος είναι εύκολος: λίγες κρατήσεις, τις θυμάστε όλες. Τον Αύγουστο αλλάζουν τα δεδομένα, και οι τυπικές αιτίες είναι τέσσερις:
Καμία τους δεν είναι αμέλεια. Είναι η ζωή ενός ανθρώπου που φιλοξενεί μόνος του.
Τι κοστίζει στα αλήθεια μια διπλοκράτηση
Το πρώτο κόστος είναι το τηλεφώνημα. Πρέπει να πείτε σε κάποιον που ετοιμάζει βαλίτσες ότι το δωμάτιο που πλήρωσε δεν υπάρχει. Είναι η πιο άβολη κουβέντα ολόκληρης της σεζόν και μένει στο στομάχι για μέρες.
Το δεύτερο είναι η κριτική. Ο επισκέπτης που έμεινε στον δρόμο δεν γράφει «μέτρια εμπειρία». Γράφει το ένα αστέρι, την ίδια μέρα, με λεπτομέρειες. Και μένει μετά μήνες στο προφίλ σας, να τη διαβάζει καθένας που σκέφτεται να κλείσει.
Το τρίτο δεν το βλέπετε αμέσως. Οι πλατφόρμες αντιμετωπίζουν την ακύρωση από τον ιδιοκτήτη ως σοβαρό θέμα και μπορεί να επιβάλουν δικές τους συνέπειες, από χρέωση ακύρωσης μέχρι χειρότερη θέση στα αποτελέσματα. Το δωμάτιο μένει άδειο και από πάνω πληρώνετε.
Η λύση δεν είναι να προσέχετε περισσότερο
Η πρώτη σκέψη κάθε ιδιοκτήτη είναι να γίνει πιο προσεκτικός: πιο τακτικός έλεγχος, καλύτερο τετράδιο, ένα αρχείο στον υπολογιστή. Αυτό βοηθάει τον Μάιο και σπάει τον Αύγουστο, γιατί ζητάει από εσάς να κάνετε χειροκίνητα μια δουλειά που δεν έχει διάλειμμα.
Το πρώτο βήμα είναι να συγκεντρώνετε τις κρατήσεις σε ένα κοινό ημερολόγιο. Έτσι εντοπίζετε ευκολότερα επικαλύψεις. Η εικόνα του, όμως, εξαρτάται από την τελευταία επιτυχημένη ενημέρωση κάθε συνδεδεμένης πηγής.
Το iCal είναι μια μορφή ανταλλαγής ημερολογίων. Εισάγετε τον σύνδεσμο της πλατφόρμας για να διαβάζονται οι δεσμευμένες ημερομηνίες. Το περιεχόμενο εξαρτάται από την πηγή και μπορεί να περιλαμβάνει επιπλέον στοιχεία, γι' αυτό δεν κοινοποιείτε δημόσια τον σύνδεσμο.
Σε ένα εργαλείο με κοινό ημερολόγιο, όπως το RoomLink, κολλάτε αυτόν τον σύνδεσμο μία φορά. Από εκεί και πέρα, μια κράτηση στο Airbnb κλειδώνει μόνη της τις ίδιες μέρες και στο δικό σας ημερολόγιο, χωρίς να αντιγράψετε τίποτα.
Πώς συνδέετε τα ημερολόγιά σας, βήμα προς βήμα
Η διαδικασία είναι ίδια για κάθε δωμάτιο και θέλει λίγα λεπτά:
Δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα σε μία μέρα. Ένα δωμάτιο, μία πλατφόρμα, και βλέπετε πώς πάει.
Ένα πράγμα που πρέπει να ξέρετε: ο συγχρονισμός δεν είναι ακαριαίος
Εδώ χάνουν πολλοί την εμπιστοσύνη τους στη σύνδεση, και αξίζει να το ξέρετε από την αρχή.
Ο χρόνος ενημέρωσης εξαρτάται από την πλατφόρμα. Για παράδειγμα, η Airbnb αναφέρει αυτόματη ανανέωση των εισαγόμενων ημερολογίων κάθε τρεις ώρες. Η εισαγωγή ενός iCal στο RoomLink δεν σημαίνει από μόνη της ότι ενημερώνονται προς την αντίθετη κατεύθυνση και τα ημερολόγια των πλατφορμών.
Μέχρι την επόμενη ενημέρωση μπορεί να προκύψει δεύτερη κράτηση. Χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή όταν το ίδιο τελευταίο διαθέσιμο δωμάτιο πωλείται σε περισσότερα κανάλια. Τι κάνετε γι' αυτό:
Το ίδιο ημερολόγιο εξυπηρετεί και τα κλεισίματα: όταν μπλοκάρετε μέρες για βάψιμο ή για δική σας χρήση, τις βλέπετε πιασμένες στο κοινό ημερολόγιο και δεν τις δίνετε κατά λάθος σε τηλεφωνική κράτηση. Στις πλατφόρμες τις κλείνετε εσείς, όπως πάντα.
Αν παρ' όλα αυτά συμβεί
Ελέγξτε πρώτα τα στοιχεία των δύο κρατήσεων και επικοινωνήστε άμεσα με την πλατφόρμα και τους επισκέπτες. Ακολουθήστε τους όρους κάθε κράτησης και αναζητήστε κατάλληλη εναλλακτική διαμονή πριν προχωρήσετε σε ακύρωση.
Έχετε πάντα έτοιμη μια εναλλακτική: δύο καταλύματα της περιοχής που εμπιστεύεστε και έναν αριθμό να πάρετε. Η έγκαιρη ενημέρωση και μια συγκεκριμένη εναλλακτική βοηθούν να περιοριστεί η ταλαιπωρία του επισκέπτη.
Στο RoomLink όλες οι κρατήσεις σας, από όπου κι αν έρχονται, συγκεντρώνονται σε ένα ημερολόγιο, ώστε να εντοπίζετε ευκολότερα τις επικαλύψεις. Αν θέλετε να το δείτε με τα δικά σας δωμάτια, μπορείτε να το δοκιμάσετε δωρεάν για 7 ημέρες, χωρίς κάρτα.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι το iCal με απλά λόγια;
Είναι ένας σύνδεσμος ημερολογίου που επιτρέπει σε ένα σύστημα να διαβάζει τις δεσμευμένες ημερομηνίες ενός άλλου. Δεν είναι σύστημα πληρωμών ούτε εγγυάται άμεση ενημέρωση. Τα στοιχεία που περιέχει εξαρτώνται από την πηγή, γι' αυτό κρατήστε τον σύνδεσμο ιδιωτικό.
Αν συνδέσω τα ημερολόγια, χάνω τον έλεγχο των κρατήσεών μου;
Όχι. Οι κρατήσεις συνεχίζουν να γίνονται εκεί που γίνονταν και οι συμφωνίες σας με τις πλατφόρμες δεν αλλάζουν σε τίποτα. Το μόνο που αλλάζει είναι ότι οι πιασμένες μέρες φαίνονται πλέον σε ένα σημείο, αντί να τις κρατάτε εσείς στο μυαλό σας.
Χρειάζομαι channel manager για να μη φάω διπλοκράτηση;
Εξαρτάται από τον τρόπο που πουλάτε τα δωμάτιά σας, όχι μόνο από το μέγεθος του καταλύματος. Το iCal δεν είναι συγχρονισμός πραγματικού χρόνου. Αν χρειάζεστε συχνές ενημερώσεις τιμών και διαθεσιμότητας σε πολλά κανάλια, ελέγξτε τις απευθείας συνδέσεις και τους περιορισμούς ενός channel manager.
Οι τηλεφωνικές κρατήσεις μπαίνουν κι αυτές στο κοινό ημερολόγιο;
Ναι, αλλά αυτές τις γράφετε εσείς. Καμία σύνδεση δεν μπορεί να μαντέψει τη συμφωνία που κάνατε στο τηλέφωνο. Γράψτε την τη στιγμή που κλείνει, με όνομα, ημερομηνίες και δωμάτιο, και το ημερολόγιο μένει σωστό για όλους.