Σάββατο μεσημέρι. Τρεις αφίξεις μαζί, και το στυλό δεν γράφει. Ο επισκέπτης περιμένει όρθιος με τις βαλίτσες, ενώ εσείς προσπαθείτε να γράψετε σωστά ένα ολλανδικό επώνυμο, γράμμα γράμμα.
Το online check-in για καταλύματα σβήνει αυτή τη σκηνή. Στέλνετε έναν σύνδεσμο με email ή WhatsApp. Ο επισκέπτης συμπληρώνει τα στοιχεία του από το κινητό του πριν φτάσει, κι εσείς τα βλέπετε έτοιμα στον πίνακα ελέγχου σας.
Παρακάτω θα δείτε βήμα προς βήμα πώς γίνεται, τι κερδίζετε στην πράξη και τι δεν πρέπει να περιμένετε.
Τι είναι το online check-in για καταλύματα
Το ηλεκτρονικό check-in, ή online check-in όπως θα το δείτε συχνά γραμμένο, είναι ένας απλός τρόπος να παίρνετε τα στοιχεία των επισκεπτών σας πριν φτάσουν στο κατάλυμα.
Αντί να συμπληρώνει ο επισκέπτης χαρτί στην υποδοχή, τα γράφει μόνος του από το κινητό, με την ησυχία του. Στο αεροδρόμιο περιμένοντας την πτήση, στο πλοίο για το νησί, ή στον καναπέ του πριν καν φτιάξει βαλίτσες.
Στα μεγάλα ξενοδοχεία αυτό είναι καθημερινότητα εδώ και χρόνια. Το καινούργιο είναι ότι πλέον μπορεί να το έχει και ένα μικρό κατάλυμα: έξι ενοικιαζόμενα δωμάτια στη Νάξο, μια βίλα στα Χανιά, ένα διαμέρισμα στο Ναύπλιο.
Χωρίς εξοπλισμό, χωρίς τεχνικές γνώσεις. Δεν χρειάζεται να ξέρετε από υπολογιστές. Το μόνο που κάνετε εσείς είναι να στείλετε έναν σύνδεσμο.
Πώς λειτουργεί το online check-in για καταλύματα βήμα προς βήμα
Η διαδικασία έχει τρία βήματα, και το δεύτερο δεν σας απασχολεί καθόλου.
Αυτό είναι όλο. Τίποτα να εγκαταστήσετε, τίποτα να μάθετε απέξω. Κερδίζετε την πιο πολύτιμη πληροφορία, χωρίς να σηκώσετε το τηλέφωνο ούτε μία φορά.
Τι κερδίζετε από το ηλεκτρονικό check-in
Ένα τέταρτο μετά την άφιξη, εκεί θέλει να βρίσκεται ο επισκέπτης σας. Όχι όρθιος σε μια υποδοχή, να υπαγορεύει ονόματα και τηλέφωνα. Στην πράξη κερδίζετε τέσσερα πράγματα:
Στο σύνολο, η άφιξη γίνεται πιο ήρεμη για εσάς και πιο ζεστή για τον επισκέπτη.
Τι δεν κάνει το ηλεκτρονικό check-in
Εδώ αξίζει λίγη ειλικρίνεια, γιατί κυκλοφορούν και υπερβολές.
Το ηλεκτρονικό check-in σάς ετοιμάζει τα στοιχεία. Δεν υποβάλλει επίσημες δηλώσεις σε αρχές. Αν για το κατάλυμά σας απαιτείται κάποια δήλωση, αυτή συνεχίζετε να την κάνετε εσείς, όπως την κάνατε πάντα.
Η διαφορά είναι ότι τα στοιχεία σας περιμένουν συγκεντρωμένα και καθαρογραμμένα. Έτσι η δική σας δουλειά γίνεται πιο γρήγορα και με λιγότερα λάθη αντιγραφής.
Δεν αντικαθιστά ούτε την υποδοχή σας. Το χαμόγελο, το «καλώς ορίσατε» και το κέρασμα δεν γίνονται ψηφιακά. Το ηλεκτρονικό check-in απλώς σας ελευθερώνει τα χέρια, για να προλαβαίνετε αυτά αντί για τα χαρτιά.
Τι ώρες check-in και check-out να ορίσετε (και πώς να τις κάνετε σαφείς)
Υποχρεωτική ώρα δεν υπάρχει· τη διαλέγετε εσείς. Στα μικρά καταλύματα η ώρα βγαίνει πρώτα από τον καθαρισμό: πόση ώρα θέλει το δωμάτιο από τη στιγμή που θα φύγει ο ένας επισκέπτης μέχρι να είναι έτοιμο για τον επόμενο.
Μετά κοιτάξτε τα δρομολόγια της περιοχής σας. Αν το πλοίο ή η πτήση φτάνει το μεσημέρι, μια πολύ αργή ώρα check-in αφήνει τους επισκέπτες στον δρόμο με τις βαλίτσες. Αντίστοιχα, ένα πολύ πρωινό check-out ξυπνάει άδικα όποιον φεύγει με το απογευματινό πλοίο.
Ό,τι κι αν διαλέξετε, η ώρα πρέπει να γράφεται σε τρία σημεία και πάντα ίδια: στην καταχώρησή σας, στο μήνυμα πριν την άφιξη και μέσα στον οδηγό του δωματίου. Οι περισσότερες παρεξηγήσεις δεν έρχονται από τη «λάθος» ώρα, αλλά από δύο διαφορετικές ώρες γραμμένες σε δύο σημεία.
Δύο πράγματα ξεχνιούνται σχεδόν πάντα: τι γίνεται με τις βαλίτσες όταν κάποιος φτάσει νωρίτερα, και πού αφήνει τα κλειδιά όταν φεύγει. Γράψτε τα δίπλα στις ώρες και γλιτώνετε τα μηνύματα της τελευταίας στιγμής.
Αν θέλετε έτοιμα λόγια για το μήνυμα πριν την άφιξη, δείτε 10 έτοιμες απαντήσεις σε μηνύματα επισκεπτών και αντιγράψτε αυτή που σας ταιριάζει.
Πώς γίνεται στην πράξη με το RoomLink
Το RoomLink είναι μια ελληνική υπηρεσία για μικρά καταλύματα: ένας ψηφιακός οδηγός καταλύματος με QR.
Ο επισκέπτης σαρώνει τον κωδικό με την κάμερα του κινητού και ο οδηγός ανοίγει στη γλώσσα του, χωρίς καμία εφαρμογή. Εσείς τον γράφετε μία φορά στα ελληνικά και οι 16 γλώσσες βγαίνουν μόνες τους.
Το ηλεκτρονικό check-in είναι μέρος της ίδιας υπηρεσίας. Από τον πίνακα ελέγχου στέλνετε τον σύνδεσμο με email ή WhatsApp, ο επισκέπτης συμπληρώνει τα στοιχεία του, κι εσείς τα βρίσκετε έτοιμα εκεί όπου βλέπετε και τις κρατήσεις σας.
Κι όταν φτάσει, στο δωμάτιο τον περιμένει ο οδηγός: ο κωδικός WiFi, οι ώρες για check-in και check-out, η ταβέρνα που εμπιστεύεστε δίπλα στο κύμα, η παραλία που πάνε οι ντόπιοι.
Ανοίξτε ένα ζωντανό παράδειγμα οδηγού από το κινητό σας, όπως ακριβώς θα το έβλεπε ένας επισκέπτης σας μόλις φτάσει στο δωμάτιο.
Οι ερωτήσεις που σας έρχονται όλη μέρα στο κινητό απαντιούνται πλέον μόνες τους, πριν καν σας τις στείλει κανείς. Ένα βράδυ πιο ήσυχο, χωρίς το κινητό να χτυπάει στο τραπέζι.
Αν θέλετε να δείτε πώς μοιάζει στο δικό σας κατάλυμα, μπορείτε να το δοκιμάσετε δωρεάν για 14 ημέρες, χωρίς κάρτα. Δεν χρειάζεται να ξέρετε από υπολογιστές, ούτε να δεσμευτείτε σε τίποτα για να ρίξετε μια ματιά.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται ο επισκέπτης εφαρμογή για το ηλεκτρονικό check-in;
Όχι. Πατάει τον σύνδεσμο που του στείλατε και η σελίδα ανοίγει κατευθείαν στο κινητό του. Δεν κατεβάζει τίποτα, δεν φτιάχνει λογαριασμό και δεν χρειάζεται κωδικούς. Συμπληρώνει τα στοιχεία του και πατάει αποστολή.
Τι ώρα check-in βάζουν συνήθως τα καταλύματα;
Δεν υπάρχει ώρα που να σας επιβάλλεται από κάπου· την ορίζετε εσείς. Στα μικρά ελληνικά καταλύματα το check-in μπαίνει συνήθως το μεσημέρι ή νωρίς το απόγευμα και το check-out το πρωί, ώστε να προλαβαίνει ο καθαρισμός ανάμεσα σε δύο διαμονές. Σημασία έχει η ώρα να είναι γραμμένη ίδια παντού: στην καταχώρησή σας, στο μήνυμα πριν την άφιξη και στον οδηγό του δωματίου.
Τι γίνεται αν ο επισκέπτης δεν το συμπληρώσει;
Δεν χάνετε τίποτα. Του ξαναστέλνετε τον σύνδεσμο με ένα ευγενικό μήνυμα υπενθύμισης, ή παίρνετε τα στοιχεία του κατά την άφιξη, όπως κάνατε πάντα. Στην πράξη βοηθάει να στέλνετε τον σύνδεσμο λίγες ημέρες πριν την άφιξη, ώστε ο επισκέπτης να έχει άνεση χρόνου.
Είναι ασφαλή τα στοιχεία που συμπληρώνει ο επισκέπτης;
Ο σύνδεσμος που στέλνετε αφορά τη συγκεκριμένη διαμονή και δεν είναι δημόσια σελίδα. Τα στοιχεία που συμπληρώνει ο επισκέπτης εμφανίζονται μόνο στον δικό σας πίνακα ελέγχου· δεν δημοσιεύονται πουθενά και δεν κοινοποιούνται σε τρίτους.